Электронные медкнижки с 1 сентября 2026 года: что изменится для работодателей и сотрудников
С 1 сентября 2026 года в России завершается переходный период, в течение которого личные медицинские книжки могли оформляться как на бумаге, так и в электронном виде. Для бизнеса это не просто техническая замена бумажного документа цифровым. Изменяется привычный процесс оформления новых работников, проверки документов и допуска персонала к работе.
Особенно важны новые правила для ресторанов, столовых, фабрик-кухонь, кейтеринговых компаний, пищевых производств, продуктовых складов, торговли и других организаций, где наличие личной медицинской книжки является обязательным для отдельных категорий работников.
При этом вокруг даты 1 сентября уже возникает немало путаницы. Нужно ли срочно менять все существующие бумажные книжки? Можно ли принять на работу сотрудника со старой ЛМК? Где искать электронную книжку? Достаточно ли фотографии или скриншота от работника? Кто должен контролировать документы, если персонал предоставляет подрядчик?
Разберем новые правила с практической точки зрения.
Что именно изменится с 1 сентября 2026 года
Переход к электронным личным медицинским книжкам начался не в 2026 году.
Новый порядок их оформления установлен приказом Минздрава России от 18 февраля 2022 года № 90н. Электронные ЛМК начали применяться с 1 сентября 2023 года, однако для бизнеса и работников был предусмотрен переходный период, когда параллельно могли использоваться электронные и бумажные документы.
Затем приказом Минздрава России от 30 июля 2025 года № 457н срок переходного периода был продлен до 1 сентября 2026 года. Приказ официально опубликован 18 августа 2025 года.
Главное изменение с 1 сентября 2026 года состоит в том, что новые личные медицинские книжки должны оформляться в электронном виде.
То есть привычная схема, когда человек впервые оформляет новую бумажную медицинскую книжку и затем получает в нее результаты осмотров и другие отметки, уходит в прошлое.
Электронная личная медицинская книжка — ЭЛМК — становится основной формой документа.
До 1 сентября 2026 года бумажная и электронная формы продолжают иметь юридическую силу. Роспотребнадзор отдельно указывает, что в течение переходного периода работодатель не вправе требовать от сотрудника исключительно электронную книжку, если у него имеется действующая бумажная ЛМК.
Но здесь есть один принципиально важный нюанс.
Бумажные медкнижки не станут недействительными 1 сентября
Один из распространенных мифов звучит так: «С 1 сентября все бумажные медицинские книжки аннулируют».
Это неверно.
Организациям не нужно 31 августа собирать у сотрудников действующие бумажные документы и срочно заставлять всех оформлять электронные.
Официальные разъяснения Роспотребнадзора указывают, что ранее выданные бумажные медицинские книжки не аннулируются автоматически 1 сентября 2026 года. Они могут продолжать использоваться в рамках установленного порядка. В разъяснениях территориальных управлений Роспотребнадзора это, в частности, формулируется как возможность использовать ранее выданную книжку, пока в ней сохраняется возможность дальнейшего ведения документа.
Поэтому для работодателя важно различать две ситуации.
Первая: человек никогда не имел личной медицинской книжки и оформляет ее впервые после 1 сентября 2026 года. В таком случае оформление происходит в электронной форме.
Вторая: у сотрудника уже имеется ранее выданная действующая бумажная ЛМК. Само наступление 1 сентября не означает, что сотрудника необходимо немедленно отстранить от работы только из-за бумажной формы документа.
Практический вывод для бизнеса простой: не стоит массово менять действующие бумажные медкнижки исключительно ради даты 1 сентября. Намного важнее провести аудит документов и проверить, у кого из сотрудников заканчиваются медосмотры, гигиеническая аттестация или возникает необходимость оформления новой ЛМК.
Что такое электронная личная медицинская книжка
ЭЛМК — это личная медицинская книжка, сформированная в виде электронного документа.
Она существует не просто как PDF-файл, фотография в телефоне или запись в корпоративной программе. Информация хранится в государственных информационных системах, а актуальность документа можно проверять через официальный реестр.
По данным Роспотребнадзора, электронная ЛМК содержит сведения о владельце, работодателе и должности, результаты предусмотренных медицинских осмотров и лабораторных обследований, сведения о необходимых прививках, а также данные о профессиональной гигиенической подготовке и аттестации.
Для бизнеса одно из главных преимуществ электронной системы — возможность проверять наличие и статус документа через реестр, а не ориентироваться исключительно на предъявленный человеком бумажный бланк.
Это особенно важно при массовом найме.
Когда на объект ежедневно или еженедельно выходят десятки работников — повара, кухонные рабочие, мойщики, комплектовщики, грузчики, сотрудники пищевого производства — ручная проверка документов быстро превращается в отдельный административный процесс.
Электронный формат постепенно делает этот процесс более прозрачным.
Но сама по себе цифровизация не освобождает работодателя от контроля допуска работников.
Кому нужна личная медицинская книжка
ЛМК требуется не каждому сотруднику компании.
Обязанность иметь медицинскую книжку распространяется на работников определенных профессий, производств и организаций. В первую очередь речь идет о деятельности, связанной с производством, хранением, транспортировкой и реализацией продуктов питания и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, а также некоторыми видами коммунального и бытового обслуживания населения. Такие категории следуют из санитарно-эпидемиологических требований и разъяснений Роспотребнадзора.
Для бизнеса в сфере HoReCa наиболее очевидные примеры — повара, кухонные рабочие, сотрудники пищеблоков и другие специалисты, контактирующие с продуктами питания.
ЛМК также особенно актуальны для пищевых производств, продуктовых баз и складов, организаций торговли продуктами, предприятий общественного питания и кейтеринга.
При этом распространенная ошибка — ориентироваться исключительно на название должности.
Например, два человека могут называться «комплектовщиками», но один работает на складе строительных материалов, а второй постоянно контактирует с пищевой продукцией. Требования к медицинским осмотрам и документам могут различаться.
То же касается клинингового персонала. Нельзя автоматически утверждать, что каждому уборщику на любом объекте обязательно нужна ЛМК. Нужно учитывать конкретное место работы, характер выполняемых функций, контакт с пищевой продукцией и действующие санитарные требования.
Поэтому правильный подход — определять необходимость ЛМК не только по названию должности, но и по фактическим обязанностям сотрудника и характеристикам объекта.
Для компаний, использующих временный персонал, это особенно важно. Один и тот же подрядчик может предоставлять работников одновременно на непродовольственный склад, фабрику-кухню и производственный объект, но требования к допуску будут разными.
Как оформить электронную медкнижку
Оформление ЭЛМК построено вокруг взаимодействия работника, работодателя, медицинской организации и системы Роспотребнадзора.
По разъяснениям Роспотребнадзора, заявление на оформление электронной личной медицинской книжки работник может подать через портал «Госуслуги». Далее работодатель оформляет направление на обязательный медицинский осмотр. Работник проходит обследования в медицинской организации, результаты передаются в электронную систему. Если для соответствующей категории требуется профессиональная гигиеническая подготовка и аттестация, эти сведения также вносятся в ЭЛМК. После выполнения необходимых процедур книжке присваивается соответствующий статус.
Важно понимать: электронная медкнижка не отменяет медицинский осмотр.
Меняется носитель и способ учета информации, но не сама обязанность проходить предусмотренные законодательством медицинские процедуры.
Нельзя просто создать ЭЛМК на Госуслугах утром и в тот же день считать сотрудника автоматически допущенным к любой работе.
Если для конкретной деятельности требуется предварительный медицинский осмотр, сотрудник должен его пройти.
Для работодателя это означает, что планировать выход нового человека на объект нужно с учетом времени, которое необходимо для оформления документов и прохождения обязательных процедур.
Это особенно критично в общепите и на пищевых производствах, где бизнес часто сталкивается с ситуацией: «Завтра нужно дополнительно десять человек в смену».
Если резервный сотрудник не подготовлен заранее, сама возможность быстро найти человека еще не означает возможность законно допустить его к работе.
Кто оплачивает обязательный медосмотр
Еще один частый вопрос — можно ли сказать кандидату: «Сначала за свой счет получите медкнижку, потом приходите устраиваться».
Здесь необходимо разделять оформление документа и обязательные медицинские осмотры, предусмотренные трудовым законодательством.
Статья 220 Трудового кодекса РФ предусматривает, что относящиеся к ней обязательные медицинские осмотры работников проводятся за счет средств работодателя, если законодательством не предусмотрено иное.
Поэтому компаниям следует осторожно относиться к практике, когда все расходы без разбора перекладываются на работника.
Особенно это важно для массового найма: формально удобная схема может создать кадровые и юридические риски, а также снижать конверсию кандидатов в фактический выход на работу.
Если персонал предоставляется внешним исполнителем, в договорной модели необходимо четко определить, кто является работодателем конкретного сотрудника, кто организует обязательные осмотры, кто контролирует актуальность документов и каким образом подтверждается готовность человека к выходу на объект.
Для заказчика здесь важна не только юридическая формулировка договора, но и фактический процесс.
Иными словами, недостаточно получить обещание: «Все сотрудники с медкнижками». Желательно понимать, как подрядчик их проверяет, как отслеживает сроки и что происходит, если сотрудник из резерва не соответствует требованиям конкретного объекта.
Как работодателю проверить электронную медкнижку
Фотография экрана телефона или присланный в мессенджере файл не должны быть единственным способом проверки.
Роспотребнадзор рекомендует проверять статус электронной ЛМК через официальный реестр. Для электронных документов предусмотрена возможность верификации сведений, в том числе с использованием QR-кода.
Это особенно полезно при найме временного персонала.
Представим ресторан, которому на крупное мероприятие требуется дополнительно 20 работников кухни. Если ответственный менеджер ограничится тем, что соберет 20 фотографий медицинских книжек в чате, он фактически создаст себе еще одну проблему: кто проверил подлинность документов, актуальность осмотров и соответствие данных конкретным людям?
При системной работе проверка должна происходить еще до формирования окончательного списка на смену.
В результате на объект направляется не просто список ФИО, а перечень работников, которые уже прошли необходимую предварительную проверку.
Для заказчика это значительно удобнее, чем выяснять документы непосредственно в момент, когда бригада уже приехала на объект.
Что будет, если сотрудник меняет работодателя
Электронная ЛМК привязана прежде всего к самому работнику, а не создается заново при каждом трудоустройстве.
Роспотребнадзор разъясняет, что при переходе к другому работодателю получать совершенно новую ЭЛМК не требуется. При прохождении необходимых процедур в нее вносятся сведения о новом работодателе и должности.
Это особенно важно для отраслей с высокой текучестью и проектной занятостью.
Для поваров, работников кухни, сотрудников кейтеринга, торговли и складов смена работодателя или объекта — обычная ситуация.
В бумажной модели HR-специалисту приходилось физически проверять книжку и все отметки. В электронной модели акцент постепенно смещается на проверку актуального статуса документа через информационную систему.
Но для бизнеса остается важным другой вопрос: соответствует ли набор пройденных обследований и документов тем работам, на которые сотрудник фактически направляется.
Наличие «какой-то медкнижки» само по себе не должно превращаться в универсальный пропуск на любой объект.
Что изменится для ресторанов и предприятий общественного питания
Для общепита переход на ЭЛМК особенно чувствителен из-за высокой доли линейных работников и необходимости быстро закрывать смены.
Ресторан может за несколько дней столкнуться с болезнью сотрудников, ростом количества заказов, банкетом, открытием летней площадки или нехваткой персонала на кухне.
Операционная логика требует найти замену как можно быстрее.
Но с точки зрения допуска к работе недостаточно просто найти человека нужной квалификации.
Для должностей, где ЛМК обязательна, нужно убедиться, что документы оформлены и сведения актуальны.
После 1 сентября 2026 года компаниям имеет смысл перестроить процесс подбора таким образом, чтобы проверка ЭЛМК происходила не после выхода человека, а до включения его в смену.
Для небольшого ресторана это может быть внутренняя таблица или HR-система. Для сети ресторанов, фабрики-кухни или крупного кейтерингового проекта удобнее иметь централизованный реестр персонала со статусами допуска.
Например: «готов к выходу», «требуется обновление документов», «медосмотр в процессе», «на объект не направлять».
Это снижает риск ситуации, когда нехватка одного сотрудника внезапно превращается в проблему всей смены.
Что изменится для складов
Для складского бизнеса правило требует более точного разделения объектов.
Если склад работает с непродовольственными товарами, сам факт работы комплектовщиком или грузчиком еще не означает автоматической обязанности иметь личную медицинскую книжку.
Но если речь идет о складе пищевой продукции и сотрудник непосредственно участвует в процессах хранения, перемещения или других операциях с продуктами, требования могут быть другими.
Поэтому крупным логистическим операторам полезно формировать кадровый резерв не просто по профессиям, а по категориям допуска.
Например, условный резерв из 100 грузчиков не обязательно означает, что все 100 могут быть без дополнительной проверки завтра переведены на пищевой склад.
Для операционного директора намного полезнее понимать: 70 человек готовы для непродовольственных объектов, 25 имеют актуальные документы для пищевого направления, а пятерым необходимо обновить данные.
Это и есть следующий этап автоматизации массового персонала: учитывать не только ФИО и количество отработанных часов, но и готовность конкретного человека к конкретному типу объекта.
Что меняется для компаний, использующих аутсорсинг персонала
При привлечении внешнего персонала заказчик часто рассчитывает на простую модель: он сообщает подрядчику, сколько людей требуется, подрядчик обеспечивает выход.
Для стандартного объекта этого может быть достаточно.
Но на предприятиях с повышенными требованиями к документам необходимо заранее прописывать критерии допуска.
Например, заказчику на пищевое производство требуется 15 работников в дневную смену и 15 в ночную.
Если один из них не выходит, подрядчик должен предоставить замену.
Однако правильная замена — это не просто любой свободный человек.
Новый работник также должен соответствовать требованиям конкретного объекта, включая обязательные документы и медицинские процедуры, если они предусмотрены для выполняемых работ.
Поэтому после перехода на ЭЛМК особенно полезно закреплять в операционной модели подрядчика три этапа: проверка сотрудника до включения в резерв, повторная проверка перед направлением на объект и контроль сроков документов.
Тогда клиент покупает не просто «30 человек», а управляемый процесс обеспечения объекта персоналом.
Почему Excel и переписка в мессенджере становятся слабым местом
Для компании с пятью сотрудниками проверка документов вручную может быть вполне рабочим процессом.
Для объекта, где одновременно работают 50–100 человек и постоянно происходит ротация, ситуация меняется.
У одного работника заканчивается периодический осмотр, второй меняет должность, третий переходит с одного объекта на другой, четвертый находится в резерве и должен выйти завтра вместо заболевшего сотрудника.
Если информация хранится одновременно в Excel, личных сообщениях менеджера, фотографиях документов и нескольких папках, вероятность ошибки растет.
Электронная ЛМК решает только часть проблемы — делает сам медицинский документ цифровым и доступным для проверки.
Но бизнесу все равно необходимо организовать внутренний учет.
В идеальной модели менеджер объекта должен видеть не медицинские подробности человека, а понятный операционный статус: сотрудник может быть направлен на объект или требуется дополнительная проверка.
Поэтому переход на ЭЛМК можно рассматривать не только как законодательное изменение, но и как повод пересмотреть весь процесс допуска линейного персонала.
7 распространенных ошибок работодателей
Самая опасная стратегия — воспринимать 1 сентября как формальную дату и ничего не менять в процессе работы.
Ошибка №1: считать, что все бумажные медкнижки перестанут действовать. Ранее выданные документы автоматически не превращаются в недействительные только потому, что наступило 1 сентября 2026 года.
Ошибка №2: заставлять всех сотрудников заранее менять бумажные книжки исключительно на электронные. До окончания переходного периода действующая бумажная ЛМК сохраняет юридическое значение.
Ошибка №3: считать ЭЛМК заменой медосмотра. Электронный формат меняет учет документа, но не отменяет обязательные медицинские процедуры.
Ошибка №4: проверять документы только после прибытия сотрудника на объект. Для массового персонала это слишком поздно. Если человек не пройдет проверку, объект уже получит невыход.
Ошибка №5: считать фотографию или скриншот достаточной проверкой. При наличии официального электронного реестра разумнее проверять актуальный статус документа непосредственно через него.
Ошибка №6: требовать ЛМК у всех сотрудников независимо от работы. Необходимость документа зависит от конкретных функций и вида деятельности.
Ошибка №7: не проверять резервный персонал. Основной состав может иметь полный комплект документов, но если при первой же замене подрядчик направит неподготовленного человека, система контроля фактически не работает.
Что работодателю сделать до 1 сентября 2026 года
До завершения переходного периода осталось совсем немного времени, поэтому компаниям, работающим с большим количеством линейного персонала, полезно не ждать сентября, а подготовить внутренний процесс заранее.
определить должности и виды работ, для которых на конкретных объектах обязательна личная медицинская книжка;
провести аудит действующих бумажных и электронных ЛМК сотрудников;
проверить сроки обязательных медицинских осмотров и гигиенической подготовки там, где она требуется;
определить, кто внутри компании отвечает за проверку документов перед допуском;
перейти от проверки фотографий документов к проверке через официальный реестр;
проверить процесс оформления ЭЛМК для новых сотрудников;
убедиться, что используемые медицинские организации работают с электронной системой;
создать отдельный процесс для срочных замен и резервного персонала;
при работе с внешним подрядчиком закрепить требования к документам персонала до его направления на объект;
настроить учет сроков, чтобы система заранее сообщала о необходимости обновления документов.
Самая важная идея здесь — не проверять документы в последний момент.
Если информация о допуске сотрудника появляется только утром перед сменой, компания будет постоянно зависеть от случайностей.
Если же статус документов контролируется заранее, замена сотрудника перестает быть кризисной ситуацией.
Частые вопросы об электронных медкнижках
Нужно ли менять действующую бумажную медкнижку до 1 сентября 2026 года?
Нет, только из-за наступления даты 1 сентября срочно менять действующий бумажный документ не требуется. Ранее выданные бумажные ЛМК автоматически не аннулируются. При этом после завершения переходного периода оформление новых книжек переводится в электронный формат.
Можно ли оформить новую бумажную медицинскую книжку после 1 сентября 2026 года?
Общий переходный период заканчивается 1 сентября 2026 года. Для нового оформления основным форматом становится электронная личная медицинская книжка.
Где оформляется ЭЛМК?
Заявление можно подать через портал «Госуслуги». Далее работник проходит предусмотренные медицинские процедуры, а необходимые сведения вносятся в электронную систему.
Нужно ли иметь распечатанную электронную медкнижку?
Главное значение имеют сведения в электронной системе и возможность проверить статус документа. Роспотребнадзор также указывает на возможность представления сведений об ЭЛМК и ее проверки по QR-коду.
Нужна ли медкнижка грузчику?
Не существует универсального ответа только по названию должности. Необходимо учитывать вид объекта и фактические обязанности. Для человека, работающего с пищевой продукцией, требования могут отличаться от требований к грузчику на складе непродовольственных товаров.
Нужна ли медкнижка повару?
Для работников общественного питания, непосредственно связанных с пищевой продукцией, наличие ЛМК относится к базовым требованиям допуска к соответствующей деятельности.
Нужно ли заново оформлять ЭЛМК при смене работодателя?
Нет. Роспотребнадзор разъясняет, что при переходе к другому работодателю новая ЭЛМК сама по себе не требуется: в существующий электронный документ вносятся необходимые сведения о новом месте работы и должности.
Кто должен проверять медкнижку, если персонал предоставляет подрядчик?
Конкретное распределение обязанностей зависит от модели отношений и договора. На практике заказчику разумно заранее закрепить требования к допуску работников и порядок подтверждения их выполнения. Подрядчику, в свою очередь, важно иметь собственную систему проверки сотрудников до направления на объект.
Электронная медкнижка — это не просто отказ от бумаги
Для работодателя основное изменение с 1 сентября 2026 года заключается не в том, что бумажная книжка превращается в запись в интернете.
Гораздо важнее изменение логики управления персоналом.
Раньше документ часто проверяли непосредственно при оформлении сотрудника или уже перед выходом. Теперь появляется возможность постепенно встроить сведения о готовности человека к работе в общий цифровой процесс управления сменами.
Для бизнеса с массовым персоналом это особенно актуально.
Работник должен быть не просто «найден».
Он должен соответствовать требованиям объекта, быть доступен в нужную дату и смену, иметь необходимые документы, пройти предусмотренные процедуры и фактически выйти на работу.
Если хотя бы один из этих элементов отсутствует, вакансия формально может считаться закрытой, а объект все равно останется без человека.
Поэтому эффективная модель работы после 1 сентября — это не отдельная папка «медкнижки», а единый процесс: подбор → проверка документов → подтверждение допуска → назначение на объект → фиксация выхода → учет смены → контроль сроков документов → своевременная замена.
Что важно бизнесу запомнить
С 1 сентября 2026 года завершается переходный период и новое оформление личных медицинских книжек переходит в электронный формат.
При этом действующие бумажные ЛМК не следует автоматически считать недействительными с первого дня сентября.
Для работодателей главная задача — не массово заменить бумагу электронным документом, а правильно организовать проверку персонала.
Особенно это важно для ресторанов, столовых, кейтеринга, пищевых производств, продовольственных складов и других объектов, где нехватка персонала сочетается со строгими требованиями к допуску сотрудников.
Чем больше работников и выше текучесть, тем меньше должен зависеть процесс от ручной проверки документов конкретным менеджером.
До 1 сентября стоит определить категории работников, которым необходимы ЛМК, проверить текущий персонал и кадровый резерв, настроить проверку электронных документов и согласовать требования с подрядчиками.
Так переход на ЭЛМК станет не дополнительной бюрократической нагрузкой, а поводом сделать управление выходами персонала более системным.
Как подготовить объект, если используется привлеченный персонал
Если для работы ресторана, пищевого производства, кейтеринга или склада регулярно требуется дополнительный линейный персонал, медицинские документы желательно учитывать уже при формировании заявки подрядчику.
Недостаточно написать: «Нужно 15 человек завтра с 08:00».
В заявке стоит сразу обозначить тип объекта, характер выполняемых работ и обязательные требования к допуску.
Так подрядчик сможет формировать смену из работников, соответствующих условиям конкретного объекта, а не выяснять необходимость ЛМК после прибытия людей.
Для ГК «ПАРТНЕР» такой подход особенно актуален при выводе персонала на объекты общественного питания, кухни, кейтеринга и другие площадки с дополнительными требованиями к сотрудникам.
Задача качественного кадрового сопровождения — не просто найти необходимое количество людей, а обеспечить фактический выход подготовленного персонала на конкретный объект в нужную смену.
И после 1 сентября 2026 года электронная личная медицинская книжка становится еще одним важным элементом этого процесса.
Нормативная база и источники для редакции
Материал подготовлен по состоянию на 20 августа 2026 года с учетом приказа Минздрава России от 18.02.2022 № 90н, приказа Минздрава России от 30.07.2025 № 457н, разъяснений территориальных органов Роспотребнадзора и положений статьи 220 Трудового кодекса РФ. При публикации и последующем обновлении статьи рекомендуется повторно проверять актуальные разъяснения государственных органов, поскольку порядок работы информационных систем и отдельные санитарные требования могут уточняться.
Если вам нужно закрыть смену, объект, разгрузку, уборку, кухню или мероприятие — обратитесь в ГК «ПАРТНЕР» и получите расчёт под вашу задачу.